adenda

Adenda. La información que necesitas saber de ella.

Te explicamos que es una adenda y quienes la utilizan.

Por Luis Mertens

Adenda proviene del latín addenda por lo cual encontrarás ambas expresiones. Sin embargo, como la palabra latina tiene su equivalente en español, entonces lo correcto es usar el término en español. Dicho esto podemos entrar en el tema.

¿Qué es una adenda en facturación electrónica?

que es una addendaEs un término editorial que se refiere a un apéndice que modifica o amplía la el contenido de un libro, como una especie de errata. En otros ámbitos se considera como información que se agrega a un documento de cualquier tipo (jurídico, comercial, médico, etc.). En cuestiones fiscales, una adenda se refiere a información que no tiene un valor fiscal para el SAT pero que es necesaria para el cliente y necesita que se agregue a la factura.

En México, esta información se podía anexar fácilmente en la factura impresa, sólo se modificaba el formato empleado y se reproducía en las facturas del cliente que lo solicita. En ocasiones hasta se podía mecanografiar sobre la factura misma. Pero esos tiempos ya pasaron.

El uso de los Certificados Fiscales Digitales por Internet (CFDI) ha cambiado radicalmente las cosas y nos obliga a familiarizarnos con el famoso archivo XML. Ahora, el significado de adenda, en términos fiscales, hace referencia a información que se agrega en forma de etiquetas al archivo XML de un CFDI.

¿Para qué sirve una adenda en la facturación electrónica?

Las adendas de grandes empresas se conocen como adendas comerciales. Muchas empresas grandes solo reconocen facturas que tengan su especificación de adenda comercial. Esto es importante para aquel que quiera ser proveedor o distribuidor de estas.

Cuando una compañía maneja grandes volúmenes de información contable es necesario que ciertos procesos sean automatizados. Para esto se utiliza un ERP, en el que se integran sistemas de pago, cobranza, facturación e inventarios. Como un ERP funciona a partir de códigos, cuando enviamos facturas por cobrar a este tipo de empresas debemos procurar que su ERP sea capaz de leer nuestra factura para hacer más eficiente nuestro pago y flujo de mercancías.

¿Qué incluye una adenda?

La adenda es información en forma de etiquetas. Esta información varía mucho entre las empresas, sin embargo, podemos enlistar el tipo de información que es más usual:

  1. Número o código de identificación del proveedor
  2. Código de barras asignado al producto
  3. Almacén o lugar de destino
  4. Número de pedido
  5. Tipo de embarque o detalles sobre el envío.
  6. Detalles o comentarios extra sobre el producto.
  7. Comentarios sobre condiciones de venta.
  8. Código SKU del producto.
  9. Tipo de moneda.
  10. Folio de control interno.
  11. Fecha de recepción del documento o producto.
  12. Orden de compra (otorgado por el cliente).
¿Cómo emito con una adenda personalizada?

Para que tu puedas emitir con una adenda personalizada necesitas un esquema, este esquema va a ser la manera que le dirás al SAT cómo esta organizada tu información, el esquema debe estar disponible públicamente. El esquema es cómo estarán dispuestos los datos en la adenda; un esquema a una factura digital lo que un plano es a una casa.

Después de esto se necesita de una aplicación que genere el documento XML junto con la adenda siguiendo la especificación del esquema. Este paso requiere de conocimiento técnico especializado y es posible que no en todas las empresas se cuente con personal capacitado.

En ProFact tenemos la capacidad de integrar y desarrollar la adenda que usted requiera en cualquier de nuestras soluciones de facturación electrónica o desarrollos de software.