Folios Digitales

Folios digitales y sus XML, la importancia de ellos

Los Folios Digitales y su XML es el único comprobante válido y al ser una obligación para los contribuyentes, en el siguiente artículo te damos más información acerca de este tema.

Folios Digitales en México

Por Luis Mertens

Folios Digitales y XML

Desde el año 2006 se inició en México el uso de facturas electrónicas y de formas digitales de verificación. Han pasado diez años desde entonces y el uso de Folios Digitales y los XML es una realidad cotidiana para las empresas en el país ya que el uso de la factura electrónica es una obligación para todo tipo de contribuyente.

Sin embargo, mucha gente todavía piensa en la factura en PDF como único soporte de la transacción entre empresas, clientes y proveedores. En los hechos. Ese PDF sólo es una representación impresa de la información que contiene un archivo XML.

Cuando creamos una factura se produce un XML que contiene todos nuestros datos fiscales, los del cliente o proveedor y un Folio Digital que le otorga validez al documento. En la correcta creación de este folio radica todo el valor de nuestro CFDI.

Hoy en día hay que sacar todo el provecho posible de un estándar nacional basado en el Folios Digitales y sus XML. Esto podría marcar la diferencia entre sólo cumplir con la ley o adoptar hábitos exitosos.

Beneficios para la práctica contable

Te damos los principales beneficios del uso de Folios Digitales para tu empresa:

  1. Posibilidad de comprobar la validez de los CFDI por medios electrónicos
  2. Uso de información verificada en tiempo real.
  3. Aumenta la capacidad de automatizar procesos contables, eliminando papeleos innecesarios.
  4. Opciones electrónicas de almacenamientos que reducen costos y eliminan el uso de archivos físicos.
  5. Disminución de tiempos en la búsqueda y manejo de la información contable.
  6. Realizar el timbrado de manera electrónica y en línea con herramientas como Timbra CFDI.

Herramientas para el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica:

Recuerda que para el manejo de los Folios Digitales y sus XML es necesario el uso de un software contable. Para esto, lo mejor es contratar alguna herramienta que te permita cumplir cabalmente con los requerimientos fiscales sobre la Contabilidad Electrónica. La contabilidad electrónica es la obligación de los contribuyentes a llevar por medios electrónicos los registros y asientos contables.

Además de ingresar de forma mensual la información contable que incluye la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas que debe contar con un código agrupador del SAT que permita interpretarlo

En algunos casos, el SAT podrá solicitar que el contribuyente genere información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares.

Entre los requisitos a los que nos debemos acostumbrar es al uso de un validador de archivos XML del estilo de Valida CFDI.

Al contratar algún servicio deberás verificar que:

  1. Llama a MarcaSAT (01 55 627 22 728) y verifica que esté autorizado.
  2. Verifica que el nombre comercial de la empresa y su razón social correspondan a los publicados.
  3. No olvides firmar contrato de prestación de servicios con el proveedor.

Si vas a contratar a un proveedor de Folios Digitales, el SAT exige que sea capaz de validar los requisitos del CFDI; asignar un folio digital fiscal; e incorporar el sello digital del SAT.

Para finalizar, te recordamos que los Folios Digitales y sus XML son los únicos comprobantes válidos por el SAT y se han convertido en una obligación para cualquier contribuyente.