validar facturas

La gran importancia de validar facturas

Por Luis Mertens

  • Te explicamos por qué debes validar las facturas que emitas o recibas.

Ya lo hemos hablado antes pero no está de más repetirlo: el Servicio de Administración Tributaria (SAT) nos ha conferido la responsabilidad y capacidad para validar facturas emitidas o recibidas.

Validar tu factura al emitirla

En el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF) se especifica que las personas contribuyentes que expidan un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) tienen la obligación de:

“Remitir al Servicio de Administración Tributaria, antes de su expedición, el comprobante fiscal digital por internet respectivo a través de los mecanismos digitales que para tal efecto determine dicho órgano desconcentrado mediante reglas de carácter general, con el objeto de que este proceda a:

A) Validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Artículo 29-A de este Código.

B) Asignar el folio del comprobante fiscal digital.

C) Incorporar el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.”

En el mismo artículo, el SAT aclara que podrá autorizar a Proveedores de Autorización de Comprobantes (PAC) para que sean ellos quienes realicen validación, asignación de folio y sellado del CFDI. Todo lo anterior quiere decir que: sí queremos que nuestro CFDI tenga validez entonces tendrá que pasar por el SAT o un PAC.

Lo que dice la legislación no parece dar mayor importancia al tema de validar facturas. Pero debes hacerte la pregunta ¿qué pasa si las facturas que recibo no fueron enviadas al SAT o a un PAC?

Verificar la validez de las facturas recibidas

verificacion facturasPodría parecer ocioso enviar de regreso al SAT o a nuestro PAC las facturas que hemos recibido o emitido pues, en teoría, ya pasaron por allí. Sin embargo, cuando realizamos transacciones no podremos siempre confiar en nuestros acreedores y las facturas que emitan podrían no ser validas.

Lo anterior no quiere decir que debamos pensar que todos quieren defraudarnos, pero tampoco podemos bajar la guardia ante el error humano o la malicia empresarial.

Para eliminar la probabilidad de que ya sea demasiado tarde cuando encontremos una factura inválida, debemos crearnos el hábito de verificar la validez de todos y cada uno de los CFDI que recibimos.

No validar las facturas que recibimos puede hacer que, al intentar deducir gastos ante el SAT, no nos acepten los documentos y nos veamos en la obligación de declarar menores gastos y, por lo tanto, aumentar nuestros ingresos y elevar la cantidad a pagar al SAT.

Validar las facturas nos evitará serios disgustos ante el SAT. No hablamos de algo banal, sino de no vernos involucrados en una investigación por parte del SAT que podría derivar en multas o penas más serias.

Además, si eres objeto de una Auditoria del SAT, la autoridad podría detectar las facturas deducidas no verificadas y anularlas. Esto puede tener como consecuencia un recálculo de tus declaraciones con las consecuentes multas y recargos.

Por eso es que debemos cerciorarnos ante el SAT de que los CFDI que recibimos cumplen con la información específica de la transacción (montos y porcentajes, forma de pago, adendas, complementos, datos fiscales, etc) y con la estructura correcta en el archivo XML, cuentan con un folio asignado por el SAT y su correspondiente sello digital.

Haciendo eco del SAT, podemos contratar algún servicio que nos garantice la validez de las facturas que se emiten a nuestro favor. Es un gasto necesario que agradeceremos el día que nos aparezca la notificación de que el CFDI no es válido.

A fin de cuentas, lo que hace la autoridad hacendaria es darnos la posibilidad de que nuestra seguridad no dependa del sistema y tengamos tiempo y oportunidad para evitar algún tipo de defraudación fiscal o alguna sanción por parte del mismo SAT.