Verificación de facturas

Esta nota te dirá todo sobre la verificación de facturas o CFDI y un poco sobre almacenamiento de facturas.

¿Debo verificar mis facturas?

Por Luis Mertens

verificacion de comprobantes fiscalesTienes una empresa (negocio, tienda, servicio, despacho, etc.) y mantienes un control estricto sobre la emisión y recepción de facturas. Crees tener todo cubierto y que es suficiente con tenerlas en el correo. En la nube nada se pierde. Pues es falso. No sólo debes tener cuidado en la emisión, también debes tenerlo en el almacenamiento y verificación de facturas.

Vamos por partes, la verificación de facturas consiste en revisar que cada una de las facturas en nuestras manos cubre los siguientes requisitos:

  1. Cumple con la estructura requerida por el SAT
  2. Se creó correctamente un archivo XML
  3. El proveedor cuenta con un sello vigente y validado ante el SAT

Las normas del SAT sobre el tema hacen responsable a cada contribuyente de la verificación de sus CFDI emitidos o recibidos. Existe la posibilidad de que los CFDI estén alterados o no se les haya timbrado de manera correcta, provocando que ya no sean deducibles. Con esto te arriesgas a reflejar un monto de utilidades más elevado y, por lo tanto, pagar más impuestos.

Por eso es que la verificación de facturas es importante para evitar ser presa de algún tipo de defraudación fiscal o de hacerse objeto de una investigación fiscal y hasta de una sanción ante el SAT.

¿Cómo puedo verificar facturas?

La manera más sencilla de hacerlo es a través de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI) que cuente con el servicio de verificación de facturas electrónicas. Para eso debes asegurarte de que el servicio que contrates tenga una solución que se adapte al tamaño de tu empresa y que te ofrezca una plataforma fácil de manejar y haga más eficiente el proceso de verificación de CFDI.

Si tu empresa ya cuenta con algún software ERP (Enterprise Resource Planning) deberás asegurarte que el PAC que contrates cuente con algún programa que se adapte a lo que ya utilizas. Nunca falta quien quiera venderte el paquete completo cuando sólo necesitas una parte. Si este es tu caso, deberías darle una ojeada a una herramienta como Valida CFDI.

Almacenamiento de Facturas

Al igual que en los tiempos del papel, cada contribuyente tiene la obligación de almacenar sus documentos fiscales. La norma vigente establece que debes conservar cada factura por cinco años a partir de su emisión.

Hay muchas opciones para realizar este almacenamiento. Hay quienes imprimen todos los documentos, lo cual es caro y voluminoso. Hay quienes optan por utilizar una computadora especial pero se arriesgan a que se descomponga o por error alguien las borre. Una de las opciones que parece más adecuada y que se usa mucho es utilizar un disco duro específico para las facturas, pero para consultarlas debes estar cerca del aparato.

En todo caso, siempre es mejor dejar esta responsabilidad a quienes el SAT recomienda y autoriza. Existen PAC que ofrecen servicios completos para todo el proceso de recepción, almacenamiento, administración y verificación de facturas. Un ejemplo es Buzón CFDI.

Cuando contrates algún servicio, te recomendamos que no se limite a instalar un programa al que sólo puedas acceder en la oficina. En una época donde la rapidez y la flexibilidad de la comunicación son necesarias es recomendable que busques un servicio basado en portales web.

Recuerda que validar facturas recibidas o emitidas deja en tus manos la posibilidad de corregir a tiempo un CFDI mal emitido y evitar desagradables consecuencias para tu empresa y tu bolsillo.