¡Bienvenido al manual de usuario Buzón CFDI!

El presente documento muestra paso a paso las funciones y características del portal de recepción de comprobantes Buzón CFDI. Con este manual, aprenderás a hacer uso del portal de manera sencilla.

1.- Ingresa a http://webapp.buzoncfdi.mx/Empresas

2.- Visualizarás la siguiente pantalla, en la que deberás seleccionar el nombre de tu empresa.

3.- Captura tu usuario y contraseña

4.- Haz clic en 'Entrar' para encontrar la pantalla principal:

El menú de configuración te permitirá hacer diferentes ajustes para determinar el funcionamiento de tu sistema Buzón CFDI.

En la pestaña de datos generales, podrás editar la información principal de la empresa contratante:

Nombre de la empresa: Es el nombre o razón social de la empresa a administrar.

Aviso de comprobantes restantes: Número en el cual el sistema notificará que requiere una compra de validaciones.

Comprobantes contratados: Es la cantidad de validaciones que se contrataron.

Comprobantes utilizados: Es la cantidad de validaciones que se han consumido.

Contactos principales de la empresa: Se deberá agregar un correo electrónico de contacto de la empresa administradora.

Logotipo: El sistem te permitirá cargar una imagen como logotipo en formato JPG o PNG.

El administrador podrá configurar las reglas de negocio de cada una de las empresas que tiene dadas de alta en Buzón CFDI.

Empresa: Es la empresa a configurar.

Requiere PDF: Si deseas que tus proveedores te envíen el PDF además del XML, como campo obligatorio debes activar esta casilla.

Requiere adicional: Si se activa esta casilla, se solicitará al proveedor un tercer archivo al cargar el comprobante el cual puede ser PDF. Se le puede solicitar cualquier otor tipo de archivo al proveedor.

Directorio raíz: Ruta para la descarga de comprobantes recibidos vía FTP.

Subdirectorio de comprobantes válidos: Ruta o carpeta en la cual serán descargados todos los comprobantes válidos que reciba Buzón CFDI.

Subdirectorio de comprobantes inválidos: Ruta o carpeta en la cual serán descargados todos los comprobantes inválidos que reciba Buzón CFDI.

Nombre de archivos: Es el nombre con el que deseas que se guarden los archivos.

Dentro de la pestaña de notificaciones, podrás configurar el correo que emitirá las notificaciones.

En este apartado el administrador podrá configurar el respaldo mediante FTP.

En este apartado el administrador podrá configurar el respaldo mediante SFTP.

En este apartado se podrá definir la pantalla de bienvenida al portal de proveedores indicando los pasos a seguir para que el proveedor pueda cargar sus comprobantes.

En el menú "departamentos", podrás administrar las áreas o departamentos involucrados en la recepción de comprobantes y posteriormente asingar usuarios a cada departamento.

Campo empresa: En este campo encontrarás una lista desplegable en la que deberás seleccionar primero la empresa de la que desea gestionar los departamentos.

Botón editar: Dando clic en este botón, podrás editar el departamento previamente agregado.

Botón nuevo departamento: Deberás dar clic en él para agregar un nuevo departamento.

En este apartado podrás crear o modificar los diferentes estatus en los que podrá estar un comprobante recibido dentro del sistema Buzón CFDI.

Descripción: En este campo se debe asignar un nombre al estatus, ejemplo: "PENDIENTE", "PAGADO".

Casilla default: Será el estatus inicial asignado a todos los comprobantes recibidos por primera vez.

Casilla editable: Al seleccionar esta casilla, el estatus del comprobante podrá ser editado por el usuario al manipular un comprobante.

Color: Podrás asignar un color por cada estatus que se utilice para facilitar la operación del usuario.

Nota: Es importante dar clic en el botón "Guardar" para que queden guardados los cambios realizados".

En este apartado podrás crear diferentes roles que permitirán visualizar o no, los diferentes módulos de Buzón CFDI a un usuario.

Al dar de alta un nuevo rol, el administrador decidirá el nombre del rol y qué permisos desea darle para que cada vez que dé de alta un nuevo usuario, pueda asignarle un rol a cada uno, manteniendo de esta forma la privacidad de cierta información.

Al dar clic en el botón de "Nuevo rol", el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Descripción: Captura el nombre que deseas asignarle al rol, ejemplo: "CONSULTA".

Pantallas permitidas: Selecciona las pantallas a las que el rol tendrá acceso.

Estatus permitidos: Selecciona los estatus a los que tendrá acceso.

EJEMPLO:

El rol de ejemplo "CONSULTA", solo podrá consultar los comprobantes pagados.

Nota: Es importante dar clic en el botón de "Guardar" para que se guarden los cambios.

En este apartado podrás dar de alta y administrar a los proveedores que enviarán o cargarán comprobantes a Buzón CFDI.

Filtro: Puedes hacer una búsqueda utilizando el RFC, razón social o correo electrónico de tu proveedor. En la caja de texto de la derecha, deberás capturar el dato correspondiente al filtro seleccionado.

En seguida el sistema irá filtrando la información.

Botón editar: Dando clic en este botón, podrás editar algún proveedor existente.

Botón nuevo proveedor: Te permitirá dar de alta a tus proveedores capturando la siguiente información:

1. A qué empresa le provee

2. RFC del nuevo proveedor

3. Razón social del nuevo proveedor

4. Correo electrónico del nuevo proveedor

5. Envía inválidos. (Esto permitirá al proveedor enviar a Buzón CFDI comprobantes que tengan algún tipo de anomalía.

Nota: No existe un límite de proveedores, puedes agregar los que sean necesarios.

En este apartado, el usuario podrá visualizar, administrar y manipular únicamente los comprobantes que tenga asignados por sistema.

Podrá hacer consultas de comprobantes por medio de filtros como son:

Filtro: Puede elegir la búsqueda por medio de campos específicos de un comprobante como son: RFC, emisor, RFC receptor, nombre emisor, nombre receptor, serie, folios, UUID, moneda, estatus u orden de compra.

Archivados: Al seleccionar esta casilla, el sistema buscará comprobantes que hayan sido archivados en el pasado podrán visualizarse en la búsqueda.

Fecha: Podrá refinar la búsqueda por rango de fechas inicial y final.

Cambia estatus (botón): Su función es poder cambiar de forma masiva el estatus de un listado de comprobantes previamente seleccionados.

Archivar selección (botón): Esta acción hará que el o los comprobantes seleccionados se dejen de ver en el listado de búsqueda.

Descargar Excel (botón): Este botón realizará una descarga de los comprobantes seleccionados en un archivo Excel.

Descargar XML's (botón): Este botón genera una descarga de los comprobantes seleccionados en un archivo .zip con los archivos XML correspondientes.

Descargar PDF's (botón): Se realiza una descarga de un archivo .zip con los comprobantes seleccionados en el formato PDF.

Validaciones (botón): Este botón hará una descarga de un documento PDF con el detalle de validación realizada a la selección de comprobantes del usuario.

En caso de dar clic en el botón "REVISAR" después de haber realizado la búsqueda, encontrará los siguientes campos:

Archivar: Ocultará el comprobante de la sección de "Mis comprobantes".

Revalidar: Realizará una validación en tiempo real del comprobante en cuestión.

Ver validación: Genera un reporte detallado de la validación que se hace el documento.

Ver historial: Aquí podrá el usuario cambiar el detalle de cada comprobante de la siguiente manera.

Regresar: Este botón mandará el usuario a la pantalla anterior.

Reasignar: Esta acción permite asignar el comprobante en cuestión a un nuevo usuario del sistema para que continúe con su tratamiento, deberá seleccionar al usuario y posteriormente dar clic de Reasignar.

Cambiar: Este botón permite al usuario hacer el cambio de estatus al documento, deberá primero elegir un estatus y posteriormente dar clic en "Cambiar".

Comentarios: Este campo guardará un comentario para el nuevo usuario al que se asignará el comprobante.

Factura (botón): Hace una descarga solo del PDF del comprobante.

XML (botón): Realiza una descarga del archivo XML del comprobante.

En esta pantalla el usuario podrá generar descargas de los comprobantes en formato XML, PDF o generar 3 tipos de reporte en específico, que son:

Reporte en Excel: Genera un documento con los datos de cada comprobante seleccionado.

Reporte de impuestos: Agrega al reporte de Excel las columnas de impuesto y total de impuestos a los comprobantes seleccionados.

Reporte de pagos: Agrega al reporte la relación de facturas y pagos siempre y cuando exista relación en los documentos seleccionados por el usuario.

En este menú podrás administrar los usuarios de cada empresa.

Empresa: En este campo deberás seleccionar la empresa de la que deseas consultar/administrar los usuarios.

Para editar un usuario, haz clic en el botón verde que dice "Editar". Posteriormente encontrarás los siguientes campos:

Nombre de usuario: Este campo mostrará el nombre que capturaste al momento de darlo de alta, por lo que no es un campo editable, únicamente de consulta.

Nombre completo: En este campo se muestra el nombre completo del usuario, que puede servir para identificarlo. Este campo sí es editable.

Contraseña: Este campo te permitirá cambiar la contraseña del usuario.

Repetir contraseña: Sirve para confirmar la contraseña que se cambió.

Correo electrónico: Deberás capturar un correo electrónico de la persona que tendrá acceso a este usuario.

Activo: En caso de que el usuario continúe activo, siempre deberá estar seleccionada la casilla; en caso de querer marcarlo como "inactivo", quitar la selección de la casilla.

Recibe: Si deseas que este usuario tenga permiso de recibir comprobantes, selecciona la casilla.

Departamento: Podrás seleccionar el departamento al que pertenece el usuario.

Rol: Podrás seleccionar el rol que deseas asignarle al usuario. De eso dependerán los permisos que tendrá dentro del sistema para mayor seguridad de la información.

Siempre que se hagan modificaciones, deberás dar clic en el botón que dice "Guardar", de lo contrario, los cambios se perderán.

Si deseas agregar un nuevo usuario, haz clic en el botón rojo que dice "Nuevo usuario".